Ausgangslage

Eine Organisation im Gesundheits- und Pflegebereich mit 24/7-Betrieb stand vor der Herausforderung, komplexe Anforderungen in Zeitwirtschaft, Dienstplanung und Payroll-Prozessen effizient und rechtssicher abzubilden.

Unterschiedliche Zuschlagsmodelle, Bereitschaftsdienste, Abwesenheiten und Zeitkonten führten zu hohem administrativem Aufwand sowie erhöhten Risiken in der Personalverrechnung und Zeitwirtschaft.

Gleichzeitig bestand Bedarf an mehr Transparenz, klaren Verantwortlichkeiten und nachvollziehbaren Prozessen.

Zielsetzung

Einführung eines stabilen und gesetzeskonformen Systems für Zeitwirtschaft und Payroll-Vorbereitung.

Die Prozesse sollten transparenter, nachvollziehbarer und effizienter gestaltet sowie die Steuerungsfähigkeit von HR, Führungskräften und Geschäftsführung verbessert werden.

Maßnahmen

• Analyse der arbeitsrechtlichen und kollektivvertraglichen Anforderungen
• Abstimmung mit HR, Führungskräften und externer Lohnverrechnung
• Entwicklung strukturierter Regelwerke und Systemlogiken
• Einführung standardisierter Monatsabschlussprozesse
• Aufbau von Kontroll- und Qualitätssicherungsmechanismen
• Entwicklung von Schulungs- und Einführungskonzepten
• Unterstützung der Führungskräfte bei der Umsetzung
• Begleitung des organisatorischen Change Managements
• Klärung von Rollen und Verantwortlichkeiten im operativen Alltag

Wirkung

✔ Payroll- und Zeitwirtschaftsprozesse nachhaltig stabilisiert

✔ Transparenz über Arbeitszeiten, Zuschläge und Abwesenheiten erhöht

✔ Manuelle Nacharbeiten deutlich reduziert

✔ Prozesssicherheit und Nachvollziehbarkeit verbessert

✔ Führungskräfte in ihrer Steuerungsfunktion gestärkt

✔ HR-Prozesse professionalisiert

✔ Organisation nachhaltig stabiler aufgestellt

Ergebnis

Die Einführung der neuen Zeitwirtschafts- und Payroll-Prozesse führte zu einer deutlichen Professionalisierung der Personaladministration.

Durch klare Regelwerke, standardisierte Abläufe und verbesserte Transparenz konnten Risiken reduziert, Prozesse vereinfacht und die Zusammenarbeit zwischen HR, Führungskräften und externer Personalverrechnung nachhaltig verbessert werden.

Was entscheidend war

• Tiefes Verständnis arbeitsrechtlicher und kollektivvertraglicher Anforderungen
• Enge Zusammenarbeit zwischen HR, Führungskräften und Payroll
• Klare Regelwerke und Verantwortlichkeiten
• Hohe Prozess- und Datenqualität
• Konsequente Schulung und Einbindung der Anwender
• Kombination aus Systemeinführung und organisatorischer Weiterentwicklung